Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por tus datos

El responsable del tratamiento es Kolvia Transporte Especial, marca bajo la cual opera Leidy Catalina Suesca Brochero, persona natural identificada con cédula de ciudadanía 1.032.442.376, con domicilio en Villavicencio (Meta), Colombia, dirección de notificación Calle 42 # 17-22 Este.

Para todo lo relacionado con tus datos personales nos encuentras en el correo kolviatransporte@gmail.com y en el WhatsApp +57 324 457 4063. Estos dos canales son los que atienden consultas y reclamos (sección 8).

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2) y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.

2. Qué datos tratamos

Solo pedimos lo necesario para prestar el servicio que solicitas. Según el caso, tratamos:

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, creencias, orientación sexual, biometría) ni los necesitamos para el servicio. Si nos cuentas algo de ese tipo voluntariamente, por ejemplo una condición de movilidad para coordinar mejor la recogida, lo usamos solo para ese fin y no lo almacenamos más allá del servicio.

3. Para qué los usamos

• Cotizar, reservar, coordinar y prestar el servicio de transporte, traslado de aeropuerto o encomienda, incluido contactarte por WhatsApp o llamada antes, durante y después del servicio.
• Emitir la factura electrónica y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Administrar Club Kolvia: registrar tus viajes, calcular y aplicar tus beneficios, verificar referidos y evitar usos indebidos del programa.
• Atender consultas, reclamos, sugerencias y peticiones relacionadas con el servicio o con tus datos.
• Garantizar la seguridad de pasajeros, conductores y envíos, y atender requerimientos de autoridades cuando la ley lo exija.
• Enviarte información sobre novedades, promociones y beneficios de Kolvia, solo si lo autorizas y con las reglas de la sección 10.
• Elaborar estadísticas internas sobre el uso del servicio, siempre con datos agregados que no te identifican.

4. Club Kolvia y referidos

Club Kolvia es un programa de fidelización gratuito. Tu número de cédula es tu identificador de socio y se usa para asociar los viajes a tu cuenta y calcular los beneficios (5 % en el viaje 3, 15 % en el viaje 7, viaje 12 gratis y 10 % por referido).

Cuando consultas tu progreso te pedimos cédula y número de WhatsApp para verificar que eres tú antes de mostrar información. Limitamos el número de intentos de consulta por hora para proteger tu cuenta frente a consultas de terceros.

Si te registras con la cédula de quien te recomendó, solo la usamos para acreditarle su beneficio; a esa persona le mostramos que un referido completó su primer viaje, sin revelarle tus datos. Al compartir tu cédula con alguien para que te refiera, lo haces voluntariamente.

5. Con quién los compartimos

No vendemos ni cedemos tus datos a terceros para sus propios fines. Los comparten con nosotros, como encargados del tratamiento y únicamente para operar el servicio, los siguientes proveedores:

• Conductores y vehículos aliados que prestan el servicio: reciben tu nombre, WhatsApp, direcciones y detalles del viaje, y solo para ese viaje.
• Supabase (base de datos de Club Kolvia y registro de viajes) y Vercel (alojamiento del sitio web), con servidores fuera de Colombia.
• Meta Platforms (WhatsApp, Instagram, Facebook) y Google (correo electrónico) como canales de comunicación que tú eliges usar; cada uno tiene su propia política de privacidad.
• El proveedor tecnológico de facturación electrónica autorizado por la DIAN, para emitir tus facturas.

Como algunos de estos proveedores almacenan información fuera de Colombia, al aceptar esta política autorizas la transferencia internacional de tus datos a países que, en todo caso, deben ofrecer un nivel adecuado de protección o estar cubiertos por contratos que lo garanticen, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. También podemos entregar datos a autoridades judiciales o administrativas cuando lo soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

6. Cuánto tiempo los guardamos

• Datos de cotizaciones que no terminan en reserva: hasta 6 meses.
• Datos de servicios prestados y facturación: el tiempo que exige la normativa contable y tributaria (en general, 5 años desde la última operación).
• Datos de Club Kolvia: mientras seas socio activo. Si no registras viajes durante 24 meses, marcamos la cuenta como inactiva y eliminamos los datos que no debamos conservar por ley. También puedes pedir la eliminación en cualquier momento (sección 8).
• Comentarios y calificaciones: mientras exista el registro del viaje al que pertenecen.

Cuando ya no necesitamos un dato para ninguna finalidad ni obligación legal, lo eliminamos o lo anonimizamos.

7. Tus derechos

Como titular de tus datos, la ley te reconoce el derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, en especial si son incompletos, inexactos o están desactualizados.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Saber qué uso les hemos dado a tus datos, con solo pedirlo.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista una obligación legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a los datos tuyos que tengamos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez hayas agotado el reclamo directo con nosotros.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos a kolviatransporte@gmail.com o al WhatsApp +57 324 457 4063 indicando tu nombre, número de cédula, qué necesitas (consultar, corregir, eliminar, revocar la autorización o presentar un reclamo) y un medio para responderte. Si actúas por otra persona, adjunta la autorización correspondiente.

Consultas

Las respondemos en un plazo máximo de 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no podemos responder en ese plazo, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no supera los 5 días hábiles siguientes.

Reclamos

Si crees que un dato debe corregirse, actualizarse o eliminarse, o que hemos incumplido la ley, presenta el reclamo por los mismos canales. Si está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; pasados 2 meses sin respuesta tuya, lo entendemos desistido. Mientras se resuelve, marcamos el dato con la leyenda «reclamo en trámite». Respondemos en máximo 15 días hábiles; si necesitamos más tiempo, te avisamos el motivo y la fecha, que no supera los 8 días hábiles siguientes.

Ejercer tus derechos es gratuito. Si quieres darte de baja del Club, con un mensaje basta.

9. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para nuestro tamaño: conexiones cifradas (HTTPS) en el sitio y en la comunicación con la base de datos; políticas de acceso a nivel de fila en la base de datos, de modo que desde el sitio público solo se pueden ejecutar las operaciones de registro y consulta verificada; acceso administrativo restringido a cuentas autorizadas con contraseña; límites de intentos en la consulta de socios; y mínimo dato: la información que se muestra públicamente se limita a lo estrictamente necesario. Los conductores reciben solo los datos del viaje que atienden.

Si ocurriera un incidente de seguridad que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la SIC conforme a la ley.

10. Mensajes comerciales

Solo te enviamos promociones, novedades o recordatorios del Club si nos lo autorizaste. Cumplimos la Ley 2300 de 2023: te contactamos únicamente por los canales que autorizaste, en los horarios permitidos (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos) y puedes pedir que dejemos de enviarte mensajes comerciales en cualquier momento respondiendo «NO MÁS» por el mismo canal o escribiéndonos al correo. Los mensajes operativos sobre un servicio en curso (confirmación, conductor asignado, cambios de hora) no son comerciales y llegan a cualquier hora, porque salimos las 24 horas.

11. Sitio web y aplicación

kolvia.com.co no usa cookies de publicidad ni herramientas de seguimiento de terceros. El navegador guarda localmente, en tu dispositivo, la configuración necesaria para que la aplicación instalable funcione sin conexión y para recordar preferencias de uso; esa información no sale de tu dispositivo ni la recibimos nosotros. El cotizador arma un mensaje de WhatsApp con lo que escribes y solo se envía cuando tú lo confirmas en WhatsApp.

12. Menores de edad y datos sensibles

Nuestros servicios se contratan por personas mayores de edad. Si un menor viaja, los datos los suministra y autoriza su madre, padre o representante legal, y solo tratamos los estrictamente necesarios para el servicio, respetando su interés superior. Club Kolvia está dirigido exclusivamente a mayores de 18 años. Como se indicó en la sección 2, no solicitamos datos sensibles.

13. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 17 de septiembre de 2026 y sustituye cualquier versión anterior. Las bases de datos descritas se conservan mientras dure la actividad de Kolvia y por los plazos de la sección 6. Si hacemos cambios sustanciales, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha y, cuando afecten la finalidad del tratamiento, te lo comunicaremos por el canal que nos diste antes de aplicarlos. El número de versión con el que aceptaste la política queda guardado junto con tu registro.